Notarielle Beglaubigung – Kosten, Beispiele & Co. im Überblick

Viele Kopien oder Abschriften können im Rechtsverkehr nur dann gültig eingesetzt werden, wenn sie notariell beglaubigt oder beurkundet sind. Solche Beglaubigungen oder Beurkundungen vom Notar bestätigen die Echtheit eines Dokuments oder einer Unterschrift. Doch was genau ist eine notarielle Beglaubigung? Wie unterscheidet sie sich von der notariellen Beurkundung? Was sind Apostillen und wofür werden sie benötigt? Wie läuft eine notarielle Beurkundung ab? Welche Formen der notariellen Beglaubigung gibt es? Wann ist eine Beglaubigung sinnvoll und wann kann man auf sie verzichten? Mit welchen Kosten muss man rechnen? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Beitrag.

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Autor: Dr. Robert Beier, LL.M. Dr. Robert Beier, LL.M.

Notarielle Beglaubigungen bestätigen die Echtheit von Unterschriften und Abschriften.

 

Was ist eine notarielle Beglaubigung?

Bei der notariellen Beglaubigung handelt es sich um eine Bescheinigung, welche die Echtheit von Unterschriften und Abschriften bestätigt. Auch die Echtheit von Urkunden wird durch sie bescheinigt. Unter einer Abschrift verstehen Juristen die identische Vervielfältigung von Schriftstücken, also Kopien. Wenn Sie Unterschriften notariell beglaubigen lassen möchten, sollte die Unterschrift am besten direkt beim Notar erfolgen. Eine Besonderheit von Beglaubigungen ist zudem, dass der Notar hier lediglich die Echtheit der Unter- bzw. Abschrift bestätigt. Der Inhalt der Erklärung oder Vereinbarung wird hier aber nicht auf seine Rechtmäßigkeit überprüft. Die umfassende Beratung zu den rechtlichen Konsequenzen der Unterlagen ist ebenfalls kein Bestandteil der notariellen Beglaubigung.

 

Unterschied zur Beurkundung

Wenn Sie sich darüber hinaus die Überprüfung der Rechtmäßigkeit und eine umfassende Beratung wünschen, sollten Sie sich für die notarielle Beurkundung entscheiden. Bei Urkunden handelt es sich aus rechtlicher Sicht um schriftliche Erklärungen, die bestimmte Sachverhalte oder Tatbestände festhalten. Die notarielle Beurkundung stellt dabei die stärkste Form dar und hat juristisch das meiste Gewicht. Die Urkunde vom Notar weist in erster Linie die Rechtmäßigkeit nach. Darüber hinaus gewährleistet Sie den beteiligten Personen aber auch eine fachkundige Belehrung und Beratung. Vor allem Rechtsgeschäfte müssen notariell beurkundet werden, da der Gesetzgeber hier sicherstellen möchte, dass die beteiligten Personen über die Tragweite und die rechtliche Bedeutung der Vereinbarung informiert werden. Für Notare bedeuten notarielle Beurkundungen eine große Verantwortung. Denn unter gewissen Umständen müssen Sie hier für Vertragsinhalte haften. Gemäß § 4 Beurkundungsgesetz (BeurkG) haben Notare daher das Recht, Beurkundungen abzulehnen. Der Unterschied zwischen einer notariellen Beglaubigung und einer notariellen Beurkundung liegt also darin, dass mit Beglaubigungen lediglich die Echtheit von Unterschriften bzw. Kopien bestätigt wird. Eine intensive Prüfung oder eine ausführliche Beratung erfolgen dagegen nur bei der notariellen Beurkundung. Egal, ob Sie wichtige Dokumente notariell beglaubigen oder beurkunden lassen möchten – wir von Notar-Darmstadt.de kümmern uns gern um dieses Anliegen und stehen Ihnen mit all unserer Erfahrung jederzeit zur Seite.

Im Gegensatz zur Beglaubigung gewährleistet die notarielle Beurkundung auch die fachkundige Belehrung und Beratung.

 

Notarielle Beglaubigungen für das Ausland – Apostille & Legalisation

Falls Sie eine Urkunde im Ausland verwenden möchten, kann es unter Umständen sein, dass Sie deren Echtheit beweisen müssen. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten.

Apostille

Zum einen können Sie die notarielle Beglaubigung durch eine Apostille ergänzen. Dabei handelt es sich um eine Beglaubigungsform im internationalen Urkundenverkehr. Der Apostille-Stempel ist quadratisch, hat eine Seitenlänge von neun Zentimetern und ist in der Regel in der Amtssprache der Ausstellungsbehörde ausgefüllt.

Legalisation

Eine andere Möglichkeit, die Echtheit eines Dokuments international nachzuweisen, ist die sogenannte Legalisation. Hier wird die Echtheit eines Dokuments durch die konsularische Vertretung des betreffenden Staates im Land der Ausstellung der Dokumente bestätigt. Die ausländische Urkunde ist einer inländischen Urkunde hinsichtlich des Beweiswertes damit gleichgestellt. Welche der beiden Optionen in Ihrem Fall notwendig ist, hängt vom jeweiligen Land ab. Eine entsprechende Länderliste stellt das Deutsche Notarinstitut bereit.

 

Ablauf notarieller Beurkundungen

 

 

Da es sich bei der notariellen Beurkundung um eine besondere Urkundenform handelt, hat der Gesetzgeber Vorgaben für die Erstellung definiert. So beginnt jede Beurkundung gemäß § 10 BeurkG mit der vorgeschriebenen Feststellung der Identität der Beteiligten. Dies erfolgt in aller Regel durch das Vorlegen gültiger Ausweispapiere (Personalausweis oder Reisepass). Neben den Personalien muss sich der Notar nach § 11 BeurkG auch der erforderlichen Geschäftsfähigkeit versichern. Ist diese nicht gegeben, ist die notarielle Beurkundung abzulehnen. Zweifel an der Geschäftsfähigkeit und schwere Erkrankungen müssen darüber hinaus in der Niederschrift vermerkt werden. Im nächsten Schritt klärt der Notar die Beteiligten über ihre Rechte und Pflichten sowie andere rechtliche Konsequenzen auf. Diese Erklärung wird ebenfalls in der Urkunde dokumentiert. Im Anschluss ist die gesamte Niederschrift vom Notar vorzulesen. Sind Karten, Zeichnungen oder Abbildungen enthalten, werden diese den beteiligten Personen zur Durchsicht vorgelegt. Wenn sich alle Parteien mit den Inhalten der Urkunde einverstanden erklären, wird diese gemäß § 13 BeurkG sowohl vom Notar als auch von den Beteiligten unterschrieben.

 

Formen & Beispiele notarieller Beglaubigungen

Wie Sie bereits wissen, können notarielle Beglaubigungen sowohl für Unterschriften als auch für Abschriften erfolgen. In diesem Abschnitt erfahren Sie daher, worin sich beide Formen unterscheiden und welchem Zweck sie jeweils dienen.

 

Notarielle Beglaubigung bei Unterschriften

Zu beglaubigende Unterschriften müssen in Gegenwart eines Notars vollzogen oder anerkannt werden.

 

Gemäß § 40 BeurkG können Unterschriften nur dann notariell beglaubigt werden, wenn die zu beglaubigenden Unterschriften in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt werden. Nur so lässt sich nachweisen, dass die Unterschrift tatsächlich von der erklärenden Person stammt. Wenn das Dokument bereits unterzeichnet ist, müssen Sie dem Notar gegenüber bestätigen, dass die vollzogene Unterschrift von Ihnen stammt. Im Beglaubigungsvermerk ist dann festgehalten, dass die Unterschrift vom Notar anerkannt wurde. Mit der notariellen Beglaubigung ist die Echtheit der Signatur bestätigt. Notariell beglaubigte Unterschriften werden zum Beispiel für Erklärungen an das Grundbuchamt oder Handelsregister benötigt. Die entsprechenden Vermerke folgen einem bestimmten Muster. Die gesetzlich vorgeschriebene Formulierung lautet:

„Vorstehende vor mir vollzogene Unterschrift des Herrn/der Frau […], geboren am TT.MM.JJJJ, wohnhaft in [Straße, Hausnummer, PLZ, Ort] beglaubige ich hiermit.“

 

Notarielle Beglaubigung bei Abschriften

Neben der Echtheit von Unterschriften können notarielle Beglaubigungen auch die Übereinstimmung einer Abschrift mit dem entsprechenden Original bestätigen. Dabei wird jedoch nicht die Echtheit oder Gültigkeit des Originals bestätigt. Die Unterschrift muss dem Notar hier bei der Beglaubigung vorliegen.

Notariell beglaubigte Kopien

Notariell beglaubigten Kopien werden besonders oft von Zeugnissen erstellt. Solche notariell beglaubigten Zeugniskopien werden von vielen Hochschulen und Universitäten verlangt, um die Echtheit des Dokuments im Rahmen der Einschreibung zu bestätigen.

Amtliche Beglaubigungen

Neben notariellen Beglaubigungen werden aber auch häufig amtliche Beglaubigungen verlangt. Diese werden nicht von einem Notar, sondern von verschiedenen Behörden ausgestellt. Hierzu zählen beispielsweise Gemeindeverwaltungen, Landkreise und sonstige Verwaltungsbehörden.

 

Wann sind notarielle Beglaubigungen sinnvoll und wann nicht?

Grundsätzlich können Sie alle Unter- und Abschriften notariell beglaubigen lassen. Die Frage ist lediglich, ob dieser Schritt für den individuellen Fall wirklich notwendig bzw. sinnvoll ist und die entstehenden Kosten damit rechtfertigt.

Generalvollmachten

Generalvollmachten sind beispielsweise in den meisten Fällen auch ohne eine notarielle Beglaubigung rechtskräftig. Die Beglaubigung vom Notar ist nur dann notwendig, wenn die Vollmacht Berechtigungen zum Belasten und Verkaufen von Immobilien enthalten soll.

Patientenverfügungen und Vorsorgevollmachten

Auch Patientenverfügungen und Vorsorgevollmachten müssen grundsätzlich nicht notariell beglaubigt werden. Dennoch ist ein Notarbesuch hier empfehlenswert. Nur so können Sie wirklich sicher sein, dass die entsprechenden Unterlagen von allen Institutionen, Behörden und Banken ohne Einschränkungen akzeptiert werden.

Testamente

Dasselbe gilt auch für Testamente. Diese müssen im Gegensatz zu Erbverträgen nicht grundsätzlich notariell beglaubigt sein. Wenn Sie aber auf Nummer sicher gehen und sich vor möglichen Testamentsanfechtungen schützen möchten, sollten Sie sich unbedingt an einen Notar wenden. Dieser erstellt dann ein notarielles Testament, dessen amtliche Verwahrung gesetzlich vorgeschrieben ist. So ist ausgeschlossen, dass Ihr Testament im Ernstfall überhaupt nicht berücksichtigt wird.

Schenkungen

Auch im Rahmen von Schenkungen kommt es zu notariellen Beglaubigungen. Zwar sind diese, solange keine Immobilien übertragen werden, auch ohne Beglaubigung rechtskräftig, aufgrund der damit häufig verbundenen Auflagen werden Schenkungen aber dennoch in zahlreichen Fällen notariell beglaubigt. Wann eine notarielle Beglaubigung bzw. Beurkundung für Ihren individuellen Fall empfehlenswert oder sogar notwendig ist, klären wir gern in einem persönlichen Beratungsgespräch. Kontaktieren Sie uns am besten telefonisch oder über unser Kontaktformular.

 

Kosten notarieller Beglaubigungen & Beurkundungen

Die Kosten für notarielle Beglaubigungen & Beurkundungen sind im Gerichts- und Notarkostengesetz vorgeschrieben.

 

Sowohl bei der notariellen Beglaubigung als auch bei der notariellen Beurkundung entstehen Kosten. Wie hoch diese ausfallen, hängt von folgenden Faktoren ab:

  • Art der Beglaubigung
  • Anzahl der Seiten
  • sonstige Tätigkeiten des Notars
  • Geschäftswert

Die Kosten einer notariellen Beglaubigung bzw. Beurkundung können vom Notar nicht willkürlich festgelegt werden. Die Kostensätze für verschiedene Tätigkeiten werden nämlich im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt. So fällt für die Beglaubigung einer Unterschrift zum Beispiel die Fünftelgebühr an. Das bedeutet, dass die Kosten ein Fünftel des normalen Gebührensatzes betragen. Es fallen aber mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro zzgl. Mehrwertsteuer an. Für die Beglaubigung einer Abschrift wird eine Mindestgebühr von 10 Euro zzgl. Mehrwertsteuer erhoben. Umfasst das Original dabei mehr als zehn Seiten, kostet jede weitere Seite zusätzlich einen Euro. Wenn Sie die Kosten der notariellen Beglaubigung oder Beurkundung für Ihren konkreten Fall berechnen möchten, verwenden Sie am besten den Gebührenrechner der Bundesnotarkammer.

 

Zusammenfassung

Notarielle Beglaubigungen bestätigen die Echtheit von Unterschriften und Abschriften. Das ist ein bedeutender Unterschied zur notariellen Beurkundung. Hier erfolgen neben der Echtheitsbestätigung auch die intensive Prüfung der Dokumente und eine ausführliche Beratung bezüglich der rechtlichen Tragweite.

Notarielle Beglaubigungen für das Ausland

Damit Urkunden auch im Ausland rechtskräftig sind, müssen Sie mittels Apostille oder Legalisation beglaubigt werden. Während es sich bei der Apostille um eine Beglaubigungsform im internationalen Urkundenverkehr handelt, die nur von ausgewählten Ländern akzeptiert wird, weisen Legalisationen die Echtheit eines Dokuments nach, indem diese durch die konsularische Vertretung des betreffenden Staates bestätigt wird. Welche Beglaubigung in den jeweiligen Staaten akzeptiert wird, können Sie einer Liste des Deutschen Notarinstitutes entnehmen.

Ablauf notarieller Beurkundungen

Die notarielle Beurkundung ist eine besondere Urkundenform. Aus diesem Grund gibt es gesetzliche Vorgaben für die Erstellung. So sind vor der Beurkundung zunächst die Identität sowie die Geschäftsfähigkeit zu prüfen. Im nächsten Schritt werden die Beteiligten über Ihre Rechte und Pflichten aufgeklärt, bevor die gesamte Niederschrift noch einmal vom Notar vorgetragen wird. Erklären sich alle Parteien mit der Urkunde einverstanden, erfolgen die Unterschriften und schließlich die Beurkundung.

Formen notarieller Beglaubigungen

Es lassen sich grundsätzlich alle Unterschriften und Abschriften notariell beglaubigen. Dieser Schritt ist in Anbetracht der entstehenden Kosten aber nicht immer sinnvoll. So bedürfen Vollmachten, Patientenverfügungen, Testamente und Schenkungen nur unter bestimmten Voraussetzungen einer notariellen Beglaubigung. Ob die notarielle Beglaubigung hier sinnvoll ist, muss für den individuellen Fall entschieden werden.

Kosten

Beglaubigungs- und Beurkundungsvorgänge verursachen Kosten. Diese richten sich vor allem nach der Art der Beglaubigung, der Anzahl der Seiten, sonstigen Tätigkeiten des Notars und dem Geschäftswert. Sie sind im Gerichts- und Notarkostengesetz geregelt und können somit nicht willkürlich festgelegt werden.

Notarielle Beglaubigungen & Beurkundungen von Notar-Darmstadt.de

Wir von Notar-Darmstadt.de kümmern uns gern um Ihre Beglaubigung oder Beurkundung. Darüber hinaus beraten wir Sie auf Wunsch auch persönlich und kompetent in den Bereichen Erbrecht, Immobilienrecht, Gesellschaftsrecht und Familienrecht. Mit Fachwissen, langjähriger Erfahrung und kostenbewussten Strukturen setzen wir uns für Sie ein. Kontaktieren Sie uns einfach telefonisch unter 06151 / 130 230 oder über unser Kontaktformular.

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